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怎样编制人名索引、文号索引、专题索引

发布时间:2009-11-23 00:00 浏览量: 字体:
 
    人名索引是指将档案馆(室)藏档案中涉及的人名及其简要情况著录下来,向利用者提供以人名为线索的一种查找性检索工具。
    人名索引从体例上可分为综合性人名索引和专题性人名索引,这里主要介绍专题性人名索引的编写。专题性人名索引,是以馆(室)藏全部档案或若干全宗档案为著录对象,按单份文件将某一专题涉及到的人名都著录下来,组成任免、奖惩、职称、离退休等专题人名索引,以满足利用者需求,达到查找准确、迅速的目的。
    人名索引条目的排列方法一般采用姓氏笔画排列法,即按照姓氏的首字笔画数,从少到多排列,当姓氏首字相同时,可依据姓名第二个字的笔画数多少进行排列。也可采用汉语拼音,四角号码等方法排列。
                               
  人名索引的格式
姓名
 
时间及存放处
年度
目录号(分类号)
卷号
页号
 
 
 
 
 
 
   人名索引编写方法:
    ①姓名:填写所需编制的某人物姓名
    ②年度:填写涉及某人的文件形成年度
    ③目录号(分类号):填写原文件所在案卷的目录号(分类号)
    ④案卷号:填写原文件所在的案卷号
    ⑤页  号:填写原文件所在案卷页号
                                    怎样编制文号索引
    文号索引是指将档案馆(室)藏永久、长期保存的档案根据文件不同字、号分类著录下来,向利用者提供以专题为线索的一种查找性检索工具。
    文号索引以不同年代,不同全宗的档案为著录对象,将永久、长期保存的档案中有文件文号的部分先按相同字分开,再在同一字中按号顺序排列编制成规范表格,排列成有关文号信息的目录,以满足利用者需求,达到查找准确,迅速的目的。
                                 
文号索引格式
作者
 
时间
文号
档    号
存放地点
全宗号
目录号
案卷号
页号
库号
柜号
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   文号索引编写方法:
    ①作者:填写文件的责任者
    ②时间:填写文件的形成日期
    ⑧文号:填写文件的发文字、号
    ④档号:填写文件所在的全宗号、目录号、案卷号、页号
    ⑥存放地点:填写文件所属案卷存放的库房及柜箱号
                怎样编制专题索引
    专题索引是指将档案馆(室)藏档案中涉及的重要的、利用多的内容简要著录下来,向利用者提供以专题为线索的一种查找性检索工具。
    专题索引以不同年代、不同全宗的档案为著录对象,将档案中涉及的重要内容(会议记录、机构设置、干部任免、奖惩、各类统计资料等)分别编制成规范表格排列成有关专题信息的目录,以满足利用者需求,达到查找准确、迅速的目的。
                 专题索引格式   
序 号
 
年 代
目录号(分类号)
案 卷 号
备 注
 
 
 
 
 
 
  专题索引编写方法:
    ①索引内容:填写某个专题的名称。
  例:“会议记录”“干部任免”等
    ②序号:填写某个专题先后顺序号
    ③年代:填写涉及某个专题的文件形成年度
    ④目录号(分类号):填写涉及某个专题案卷的目录号(分类号)
    ⑤案卷号:填写涉及某个专题案卷的案卷号   
  ⑥备注:填写须要说明的内容
    专题索引编制完后,为了便于检索每个专题,一般要求在专题索引前编制专题索引目录,将所索引专题的内容和在索引中的具体位置做出说明。
                 专题索引目录格式
序 号
 
索引内容
所在页号
 
 
 
  专题索引目录编写要求:
    ①序号:填写专题在索引中的先后顺序
  ②索引内容:填写每个索引专题的内容
    ③所在页号:填写每个专题在索引中的位置
 
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