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全宗指南的编写

发布时间:2009-11-23 00:00 浏览量: 字体:
    全宗指南亦称全宗介绍、全宗说明,是以文字叙述的形式,较全面地介绍和揭示某一全宗档案内容、成份及其利用价值的一种引导性检索工具。
    全宗指南主要有三类:一是机关、团体、企事业单位全宗指南;二是联合全宗指南与档案汇集介绍;三是人物全宗指南。
    全宗指南通常由全宗构成者沿革简介、全宗档案的内容与成份及有关辅助材料三部分组成。
   第一部分  全宗构成者沿革简介
    简介主要包括:立档单位名称(含更改名称)、组建情况、成立时间;地点、性质、任务、职能、隶属关系、所辖区域;内部组织机构的设置及职能、主要负责人姓名及变化情况;经历的重大事件、执行的特殊任务及机构变化情况等。
   第二部分  全宗内档案内容和成份介绍
    这部分是全宗指南的核心,直接关系到整个全宗指南的编写质量,编写时应客观、准确、真实、语言简练、文字表达清楚、方便利用。
    档案内容和成份介绍主要包括:档案的来源、产生时间、数量;档案的内容、成份、可靠及完整程度;整理、鉴定、利用、编研情况;编制检索工具的种类与用途;档案是否遭受过损失或销毁,受损原因,时间、受损档案的具体内容,数量等。
    对联合全宗,应写明划分全宗时所定的综合名称。对档案汇集介绍,则应说明编制汇集的时间、原因、结构、特点。对人物全宗,除要写明人物的姓名、生平、年代、职务、社会地位外,还须揭示人物的社会活动、家庭主要成员、重要社会关系以及档案材料的来源、数量、整理、利用等情况。
    介绍的方式一般有以下三种:
    ①按问题介绍。以档案内容为主线,把档案内容分成若干问题,组成章节体系。每一问题要有确切的题目,题目下介绍属于该题的档案有关内容。主要适合按问题分类整理的全宗。
    ②按组织机构介绍。以组织机构为主线,把立档单位的组织机构名称作题目,按一定顺序,分别介绍各组织机构的档案情况。主要适合按组织机构分类整理的全宗。
   ③按档案形成时期介绍。把全宗内的档案按立档单位工作活动的历史阶段立题介绍。主要适合于在不同时期机构、职能有重大变化的立档单位所形成的全宗。
    介绍的方法一般有以下三种:
    ①简要介绍,即只综合、概括性的介绍。这种方法一般适用于不太重要的全宗和不宜公开内容的全宗。
    ②详细介绍,即对档案内容和案卷逐一作具体介绍。这种方法一般适应于重要的而案卷数量不多的全宗。
    ③一般与重点介绍相结合的方法,即对有的档案内容及案卷作综合、概括性介绍,对重要的,能反映立档单位主要工作职能活动和有特殊价值的档案内容及案卷作重点详细介绍。这种方法适用于大多数全宗。
   第三部分  全宗指南的辅助材料
    为便于全宗指南的使用,可编制一些辅助材料,如人名、地名索引,目录、注释,立档单位和全宗历史参考材料目录等。辅助材料的编制应视具体内容而定,需要则编。
 
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